בינה עסקית (BI) היא מונח רחב המתייחס לאופן שבו ארגונים מנתחים ומציגים נתונים באמצעות שירותי תוכנה אנליטיים וכלים כגון PowerBI של Microsoft. פתרונות BI יכולים לשלב מקורות מידע מרובים, המאפשרים לעסקים לקבל תובנות עמוקות יותר ואינפורמציה מעשית במטרה להגיע להחלטות אסטרטגיות ומושכלות. במילים אחרות, מערכות בינה עסקית הופכות את הכמויות העצומות של הנתונים הגולמיים הנצבר בארגון למידע בעל ערך העוזר לארגונים לבצע בחירות מחושבות ומבוססות ולארגן את סדרי העדיפויות שלהם. באמצעות שימוש בכלים לניתוח עסקי, כריית נתונים, הדמיית נתונים וטכנולוגיות מתוחכמות נוספות, מסוגלת מערכת הBI לזהות מגמות בשוק, לספק מדדי שוק, אפשרויות אופטימיזציה והזדמנויות צמיחה.

ניתוח נתונים ושירותים BI מסייעים לעסקים למנף את הנתונים שלהם כדי למקסם את היעילות התפעולית, לתרום לקבלת החלטות מושכלות, לשפר את שביעות רצון הלקוחות, להגדיל את הפרודוקטיביות, ליצור יתרון תחרותי, לגלות זרמי הכנסות חדשים, לזהות הזדמנויות עסקיות ולתכנן בצורה חכמה לצמיחה עתידית.

בינה עסקית מתמקדת בניתוח תיאורי כלומר הוא מספק מידע היסטורי ועכשווי ולמעשה עונה על שאלות כגון "מה" ו"איך". ניתוח עסקי מתמקד בעתיד ובאמצעות ניתוח הנתונים מנסה לחזות את התוצאות העתידיות. כיום הבינה העסקית משתלבת עם כלי הבינה המלאכותית ויכולה לייצר תחזיות. כלי הבינה העסקית כיום, הוא כלי העבודה הראשי של האנליסט העסקי.

בינה עסקית משמשת ארגונים מכל הגדלים והמגזרים, החל מארגונים קטנים ובינוניים וכלה בתאגידים גדולים. בינה עסקית מספקת למנכ"לים, דירקטורים ומנהלים את המידע העדכני ביותר הדרוש להם כדי לפקח על הפעילות ומדדי הביצוע המרכזיים (KPI) של הארגון.

ניתן להשתמש במערכות BI כדי לחשב מגוון רחב של מדדים המתבססים על נתונים המתקבלים מהמערכות במחלקות הקשורות לפיננסים, שיווק, שירות לקוחות, משאבי אנוש, תפעול ועוד. כאשר כל הנתונים האלה מסונכרנים בדוח אחד, מנהלי עסקים ובמידת הצורך – גם העובדים, יכולים לצפות בנתונים ולנתח את הקשרים וההשפעות בין המחלקות השונות.

מערכות בינה עסקית כגון PowerBI של מיקרוסופט יכולות להתחבר למגוון רחב של מקורות נתונים, כולל קבצי אקסל, מסדי נתונים כגון CRM ו-ERP וכן יישומים ושירותים מבוססי אינטרנט או ענן. רשימה מלאה של מקורות נתונים ניתן למצוא באתר החברה.

תלוי בגודל הפרויקט. הטמעת מערכת BI יכולה להימשך בין מספר שבועות למספר חודשים. מנסיוני, הרבה חברות מבינות את הערך העצום של BI רק לאחר ההטמעה ולכן יתעניינו בהרחבת הפעילות באמצעות ביצוע דוחות, אנליזות ופונקציות נוספות.

תכנון והטמעה של מערכות BI הוא תהליך מורכב מאוד. זה דורש כמות גדולה של ניסיון וידע בתחום של הנדסת מערכות מידע וכלים אנליטיים. כיוון שיש למומחי BI חיצוניים המון ניסיון בהטמעת המערכת בחברות שונות, הם יכולים ליישם כלי BI בהצלחה. יחד עם זאת, שיתוף פעולה עם מחלקת מערכות המידע בארגון הינו חשוב מאוד, והם יהיו מעורבים באופן משמעותי בהטמעת היישום.

כל מערכות הבינה העסקית מאפשרות לייבא ולייצא נתונים מאקסל.

התשובה תלויה בכמות הנתונים. יצירת דוחות יכולה להימשך בין שברי שנייה למספר דקות. כלי BI מבוססים על כך שהנתונים שהורדו ממערכת המקור, מוכנים במיוחד עבור הדוחות. הכנת המידע עבור הדוחות ממזערות את זמן יצירת הדו"ח עצמו. מצד שני, אם לא ניתן להשתמש בשיטות אלה (מה שקורה לעיתים נדירות ביותר), ניתן לתזמן הפקת דוח מראש באמצעות כלי המערכת, וכך יוכל המשתמש הסופי לקבל את הדוח המעודכן ביותר בעת הצורך.

דוחות שנוצרו באמצעות מערכות בינה עסקית יוצרים אפשרות לנתח מגמות. מעבר להצגת מגמות היסטוריות, כלי BI מתקדמים, יכולים גם לספק תחזיות המבוססות על מודלים מתמטיים.

התשובה תלויה בסדר העדיפות של הלקוח ומערכות הקיימות בארגון. התחומים הפופולאריים ביותר הם מכירות, שיווק והמודולים הפיננסיים.

ניתוח ודימות עסקית: על ידי ניתוח המידע העסקי, ניתן להבין את המצב הנוכחי של העסק, לזהות מגמות ואתגרים, ולקבל החלטות מבוססות על מידע מועיל. ניהול מערך הלקוחות: ניתוח מידע הלקוחות עוזר לנהל את הלקוחות בצורה יעילה יותר, לזהות תחומים חשובים ולשפר את שירותי הלקוחות. ניהול פיננסי: בעזרת כלי ה-BI ניתן לנהל ולנתח את המידע הפיננסי של העסק, כולל הוצאות, הכנסות, רווחיות וצרכי תקציב. ניתוח שוק ותחרות: כלי בינה עסקית מאפשרים ניתוח מידע שוק ותחרותי בצורה מעמיקה. ניתוח זה יכול לעזור לחברה לזהות מגמות בשוק, לקבוע את עמדתה ביחס לתחרות ולקבל החלטות עסקיות אסטרטגיות כמו פיתוח מוצרים חדשים, שיווק יעיל ופתרון אתגרים תחרותיים. ניהול מלאי וצרכים: כלי בינה עסקית מאפשרים לנהל את מערך המלאי והצרכים באופן יעיל יותר. באמצעות ניתוח מידע המלאי, ניתן לזהות את פרמטרי המלאי המשפיעים על הפעילות העסקית, לתכנן רמות הזמינות המתאימות, לזהות חוסרים ולקבל החלטות מבוססות על מידע מדויק לגבי המלאי. בצורה כללית, כלי בינה עסקית מסייעים באיסוף, ניתוח והבנת המידע העסקי, מה שמאפשר לקבל החלטות חכמות ומבוססות על נתונים.

מערכת Power BI היא כלי בינה עסקית שפותח על ידי מיקרוסופט לאיסוף, ניתוח והצגת מידע עסקי מרובה מקורות. הוא מציע סביבת עבודה מודרנית ליצירת דוחות אינטראקטיביים ושיתוף מידע בצורה נוחה. עם Power BI ניתן ליצור חיבורים למקורות נתונים מגוונים כמו מסדי נתונים, קבצים אקסל, מערכות CRM ועוד. המידע ניתן לעבד באמצעות שאילתות, פעולות עיבוד מתקדמות והוספת טכניקות ויזואליזציה שונות על מנת ליצור דוחות מותאמים אישית.

חילוץ הנתונים הגולמיים ממסד הנתונים הארגוני. הנתונים עשויים להיות זמינים במסדי נתונים הטרוגניים שונים. לאחר מכן, הנתונים מנוקים כדי להכניס אותם למחסן הנתונים (Data-warehouse) על ידי קישור הטבלאות ויצירת מבני הנתונים. לבסוף, באמצעות מערכות BI, ניתן להפיק תובנות עסקיות, לבקש דוחות אד-הוק, לנתח את מערכי הנתונים הנקיים לחזות תהליכים עסקיים עתידיים ולקבל ההחלטות העסקיות.

מגבירה את הפרודוקטיביות ומאפשר ליצור דוח עסקי בהקלקה בודדת. משפרת את הנראות של ניתוח הנתונים ומסייעת בזיהוי תחומים הדורשים תשומת לב. מערכות בינה עסקית ממירות פעולות ידניות שונות לאוטומטיות: ניתוח תחזיות עתידיות, השוואות (Benchmarking), מודלים לסיווג וניתוח מידע, וחישובים סטטיסטיים באמצעות מתודולוגיות שונות.

מסדי נתונים: כלי BI יכולים ליצור חיבור למסדי נתונים כמו MySQL, Oracle, SQL Server ועוד. הם מאפשרים לעבוד ישירות על הנתונים במסד הנתונים ולהציג אותם בצורה גרפית ומתוקשבת. קבצים אקסל ו-CSV: ישנם כלים BI שיכולים לקרוא ולעבוד עם קבצים אקסל (XLSX, XLS) ו-CSV. זה מאפשר לך לייבא נתונים מקבצים מקומיים או ממערכות חיצוניות ולנתח אותם במערכת BI. לAPI ושירותי אינטרנט: מערכות BI יכולות ליצור חיבור ל-API ולשירותים אינטרנטיים שונים. זה מאפשר לך לגשת לנתונים ולמידע ממקורות חיצוניים כמו מערכות CRM, מערכות פיננסיות, מדדים אונליין ועוד. מערכות ERP: כלי BI יכולים להתחבר ולשלב עם מערכות ERP (Enterprise Resource Planning) כמו SAP, Microsoft Dynamics, Oracle ERP ועוד. זה מאפשר לך לנתח ולהציג מידע עסקי ממערכת ERP בצורה נוחה ומותאמת אישית. מערכות גיבוי ומחזור: מערכות BI יכולות להתחבר למערכות גיבוי ומחזור שמאגדות מידע מכמה מקורות ומספקות מבט כולל ומרוכז על המידע הזה. מקורות מידע אונליין: ישנם כלים BI שיכולים להתחבר ולאחזר מידע ממקורות מידע אונליין כמו מערכות תשובות, כרטיסיות מידע ציבורי, מידע ממקורות חדשות ועוד.

ניתוח מידע מתקדם: ניתוח מידע מתקדם מספק תובנות מעמיקות מהמידע הקיים. אנחנו יכולים לסייע בבניית שאילתות מתקדמות, יצירת מודלים תחזוקה וניתוח נתונים, ותהליכי אוטומציה שיכולים להגביר את יכולת הניתוח שלך. יצירת דוחות ולוחות בקרה: אנחנו יכולים לעזור ביצירת דוחות מותאמים אישית ולוחות בקרה שיעזרו לך לעקוב אחר מדדים ותוצאות עיסקיות מרובות בצורה נוחה ומרוכזת. שיפור תהליכי הגיוס והמכירות: אנחנו יכולים לתמוך בשיפור תהליכי הגיוס והמכירות על ידי יצירת דוחות ותרשימים אינטראקטיביים המציגים מידע רלוונטי על לקוחות, תפעול ומכירות, וניתוח הצלחה של תהליכים ואסטרטגיות מכירה. תכנון וניהול תקציבים: באמצעות Power BI, ניתן ליצור דוחות ותרשימים שמציגים את תקציב הארגון, ניתוח הוצאות והכנסות, וניהול התקציבים. מדדים ומדדי עסקים: ניתן לסייע ביצירת מדדים עסקיים מותאמים אישית, המספקים מדדים מרוכזים וחשובים לפעילות העסקית. זה יכול לסייע בניהול הביצועים, זיהוי מגמות ואתגרים, וקביעת מדדי הצלחה.

מערכות BI מיועדות למגוון רחב של עסקים בכל גודלם ותחומם. הם יכולים להתאים לארגונים גדולים וקומפלקסיים כמו חברות בנקאות, תעופה, תעשיות גדולות וארגונים ממשלתיים, וגם לעסקים קטנים ובינוניים. מנהלים ועסקים בכל תחומי התעשייה יכולים למצוא יתרונות בשימוש במערכות BI. כל עסק, באיזו תעשייה שהוא, עשוי להזרים מידע מרובה ולהתמודד עם אתגרים שונים. מערכות BI יכולות לסייע באופן יעיל לניתוח המידע, ליצירת דוחות ומדדים עסקיים, לניהול יעילות ולקבלת החלטות מבוססות נתונים. מנהלים במגוון תחומים כמו כספים, שיווק, מכירות, אספקה, ייצור, משאבי אנוש ועוד יכולים למצוא במערכות BI יישומים רחבים. תוך כדי זאת, הם יכולים לנצל את המידע העסקי לקידום יעילות, מיטוב תהליכים ולקחים עסקיים מועילים.

קיימים מגוון רחב של מדדי ביצוע מרכזיים (KPIs) שניתן למדוד ולנטר בעזרת מערכות BI, והם יכולים להתאים לעסקים בכל תחום ותעשייה. קבוצת המדדים המרכזית תלויה במטרות העסק, התהליכים העסקיים המרכזיים והתחום התעסוקתי. הנה כמה דוגמאות למדדים שניתן למדוד במערכות BI: הכנסות ורווחיות: מדדים כמו הכנסות כוללות, רווח גולמי, רווח נטו, שוערים לכדי מכירה, מרוויחות נטו ומרוויחות לכדי מכירה. מדדים של שיווק ומכירות: כמו קשרי לקוחות, עלויות קבלת לקוח חדש, קניות חוזרות, יעילות תהליכי המכירות, ותוצאות קמפיינים שיווקיים. איכות ושירות לקוחות: כמו מדדי שביעות רצון הלקוחות, זמן תגובה לשירות לקוחות, תפיסת איכות המוצרים או השירות, ותמיכה טכנית. תהליכים פנימיים ויעילות: כמו מדדי זמן תתי תהליכים, שיעור תקלות וטעויות, שיעור הצלחת הפרויקטים, שיפורי יעילות והפקת תוצאות גבוהה. ניהול צרכים ומלאי: כמו מדדים של רמת המלאי, זמן אספקה, שיפורי תוצרת וניהול צרכים. תכנון וניהול תקציבים: כמו מדדים של עלות לכדי תקציב, שיפורי יעילות כלכלית, ניהול הוצאות והכנסות, והתאמה לתקציבים מסוימים. כל עסק יכול להגדיר את מדדי הביצוע המרכזיים שמתאימים למטרותיו ותהליכיו העסקיים הייחודיים. מערכות BI מאפשרות את יצירת, התאמה וניתוח המדדים המרכזיים הללו בצורה נוחה וממוחשבת, כדי לתת מענה לצרכים המדדיים של העסק.